Кузьмин Б.В., Рубахина В.И.
Как влияет законодательство, регламентирующее работу предприятий ВПК, на выбор программного обеспечения?
Особенность предприятий, работающих с государственным оборонным заказом (ГОЗ), в том, что их работа регламентируется рядом специальных законов, накладывающих дополнительные требования к работе предприятия, его управлению и ведению отчетности (Рис.1). Организовать работу предприятия в соответствии с этими требованиями достаточно сложно без соответствующей автоматизации бизнес-процессов. При выборе ПО необходимо оценить насколько реализуемые в системе бизнес-процессы учитывают эти особенности работы предприятий ВПК, и соответствуют ли они предъявляемым к предприятиям требованиям.
Регламенты работы предприятий ВПК
Рис. 1. Регламенты работы предприятий ВПК
Один из основных законов, регламентирующий работу предприятий, выполняющих ГОЗ – это Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. N 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе» (с изменениями и дополнениями). Он обязует предприятия обосновать цену, определить сроки выполнения государственных контрактов и вести позаказный учет деятельности по каждому из них. Позаказный учет касается как головного исполнителя, так и исполнителей:
«Статья 8. Основные обязанности головного исполнителя, исполнителя
1. Головной исполнитель:
1) определяет состав исполнителей, обосновывает с их участием цену на продукцию по государственному оборонному заказу, сроки…
18) ведет раздельный учет результатов финансово-хозяйственной деятельности по каждому государственному контракту; …
2. Исполнитель:…
16) ведет раздельный учет результатов финансово-хозяйственной деятельности по каждому контракту…»
Правила ведения позаказного учета в свою очередь изложены в Постановлении правительства Российской Федерации от 19 января 1998 г. N 47:
«1. Организация … осуществляет учет затрат … отдельно по каждому государственному заказу.
2. Первичная учетная документация … оформляется на предусмотренные в государственном заказе отдельное изделие, группу изделий, работу, услугу.
3. Фактические затраты группируются … в следующем порядке:
— прямые затраты…;
— накладные расходы…
…Производственная себестоимость включает в себя прямые затраты и накладные расходы.
4. Финансовый результат определяется как разница между договорной ценой… и фактическими затратами.»
Согласно этому Постановлению предприятиям необходимо не только вести учет затрат по каждому заказу отдельно, но и группировать эти затраты соответствующим образом.
Материальные и трудовые затраты являются основными статьями затрат, которые участвуют в расчете и обосновании цены. Процесс ценообразования регламентируется Приказом Министерства промышленности и энергетики РФ от 23 августа 2006 г. N 200 (с изменениями, Приказ Минпромторга России от 07.11.2013 г. №1773):
«II. Состав и содержание статей затрат
5. Расчет себестоимости единицы продукции осуществляется по статьям калькуляции … В организациях, выполняющих государственный оборонный заказ, учет затрат … следует осуществлять отдельно по каждому виду продукции. Несоблюдение … критерия обоснованности … и документального подтверждения является основанием для исключения затрат из себестоимости продукции оборонного назначения, поставляемой по государственному оборонному заказу.
6. Статья калькуляции «Затраты на материалы» отражает величину затрат на приобретение материальных ресурсов … в качестве прямых затрат исходя из установленных норм и нормативов расхода материалов …
7. Статья калькуляции «Затраты на оплату труда основных производственных рабочих» включает основную заработную плату и дополнительную заработную плату …относящуюся на конкретные изделия (заказы) в качестве прямых затрат.»
Таким образом, для реализации раздельного учета требуется выявить ту трудоемкость и те материалы, которые относятся к конкретному заказу, и подтвердить эти данные соответствующей первичной документацией.
Проблемы реализации позаказного учета
Одна из проблем реализации позаказного учета заключается в том, что информация на предприятия, зачастую, разрознена, трудно восстановить и собрать все документы по заказу, посчитать количество и стоимость выданных на конкретный заказ материалов, восстановить все данные по трудозатратам на него.
Выписываемые рабочие наряды (РН) на выполнение операции детали, сборочной единицы не всегда могут содержать привязку к заказу. Либо деталь может быть поставлена в план в отрыве от заказа, например, в качестве унфицированной. Также может выписываться сменное задание рабочему, в котором могут содержаться несколько операций разных деталей, которые не будут привязаны к заказу.
Впоследствии и возникает задача: как восстановить, привязать и доказать затраченную трудоемкость на заказ. Существуют еще и разрывы между этапами «жизненного цикла» трудоемкости. Рассмотрим прослеживаемость трудоемкости и разрывы информации (Рис.2).
Рис. 2. Прослеживаемость трудоемкости
На этапе заключения договора формируется договорная трудоемкость по заказу, которая обычно определяться на основании экспертной оценки, аналогов или предварительного нормирования обоснуется и согласуется с заказчиком. Информация из договора является основанием для формирования долгосрочного плана производства, в котором фигурирует плановая трудоемкость. Долгосрочная плановая трудоемкость обычно совпадает с договорной.
На этапе разработки технологической документации рассчитывается норма времени. Эта норма времени в технологическом процессе (ТП) может быть технически-обоснованная (отражающая время, за которое работа реально должна выполняться), а может быть и «зарплатная» (для поддержания необходимого уровня заработной платы рабочего, находящегося на сдельной оплате труда). Таким образом, договорная трудоемкость может отличаться от трудоемкости, записанной в ТП.
Следующий информационный разрыв может возникать между трудоемкостью, записанной в ТП и трудоемкостью, выписываемой в РН. Норма времени из технологического процесса (ТП) не попадает напрямую в рабочий наряд (РН), а следует через ряд дополнительных промежуточных документов, в которых и происходит искажение.
После выполнения работы происходит закрытие РН. На данном этапе также могут возникнуть искажения: данные в закрытом РН могут не совпадать с данными в выданном.
Далее на основании данных о фактической трудоемкости формируются отчетные документы, но и тут может возникнуть разрыв. Бывают ситуации, в которых данные в отчетных документах формируются не на основании фактической трудоемкости.
Поэтому стоит задача построить работу на предприятии таким образом, чтобы устранить как информационные разрывы этапами прохождения трудоемкости, так и разрывы в привязке трудоемкости к заказу.
Проблемы привязки к заказу материалов аналогичны привязки трудоемкости. Выдача в цех материалов может вестись по заявкам от производства по потребности на день, неделю и без привязки к конкретным заказам. Из-за этого очень сложно обосновать затраты на материалы и трудоемкость по заказу.
Решение этих проблем для предприятия выливается или в большие трудозатраты, или в проблемы с контролирующими органами. Поэтому на производстве требуется организовать электронный и бумажный документооборот так, чтобы всегда можно было восстановить и проследить к какому заказу документация относится (Рис. 3).
Рис. 3. Привязка документации к Заказу
Требования к ПО
Задача информационной системы — автоматизировать необходимые бизнес-процессы и документооборот с обеспечением прослеживаемости информации.
Правила ведения организациями, выполняющими государственный заказ за счет средств федерального бюджета, раздельного учета финансово-хозяйственной деятельности предъявляют следующие требования к информационной системе: • единство предоставления взаимосвязанной информации и привязка к заказу; • идентификация и прослеживаемость информации; • реализация процессного подхода; • план-фактный анализ работы предприятия.
Выполнение этих правил в информационной системе сведет реализацию раздельного учета и расчета калькуляции по конкретному заказу к нажатию одной кнопки. Это станет возможным, так как информация в системе взаимосвязана, требования и выдача материалов со склада, выданные рабочие наряды и закрытые можно соотнести между собой и привязать к заказу. Всю информацию по трудовым и материальным затратамю можно проследить и собрать.
Это соответствует принципам, изложенным в системе менеджмента качества (СМК) стандартов семейства ISO 900х (для предприятий ВПК действует стандарт качества ГОСТ РВ 0015-002-2012, основанный на ГОСТ Р ИСО 9001-2008 и расширенный с учетом особенностей выполнения ГОЗ):
«3.5.4. ПРОСЛЕЖИВАЕМОСТЬ (traceability): возможность проследить историю, применение или местонахождение того, что рассматривается»
То есть, если мы хотим создать такую систему управления производством, которая бы отвечала вышеизложенным требованиям, то требуется создать соответствующую модель функционирования и представить ее в виде процесса. Руководство как создать такую модель содержится все в тех же ГОСТ СМК:
«…Деятельность, использующая ресурсы и управляемая с целью преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс. Часто выход одного процесса образует непосредственно вход следующего…
Преимущество процессного подхода состоит в непрерывности управления, которое он обеспечивает на стыке отдельных процессов в рамках их системы …
При применении в системе менеджмента качества такой подход подчеркивает важность понимания и выполнения требований, необходимости рассмотрения процессов с точки зрения добавленной ценности, достижения результатов выполнения процессов и их результативности, постоянного улучшения процессов, основанного на объективном измерении.» (Рис. 4).
Рис. 4. Функциональная модель.
Пример построения бизнес-процесса и реализации процессного подхода в управлении производством представлен на Рис.5. В каждый прямоугольник вписывается исполняемая функция; входом и выходом являются документы, информационные потоки; сверху управление в виде нормативной документации, приказы; снизу механизм реализации функции: подразделения предприятия, а также соответствующее программное обеспечение.
Рис. 5. Функциональная модель работы предприятия
Каждая функция из представленных на Рис.5 может дальше детализироваться до необходимого уровня (Рис.6).
Рис. 6. Детализация функциональной модели работы предприятия
Обеспечение прослеживаемости информации и ее достоверности в информационных системах позволяет реализовать еще один принцип СМК – это управление на основании фактов.
Рис. 7. Сравнение затрат по заказу
Это седьмой принцип менеджмента качества ГОСТ Р ИСО 9000-2008, который утверждает, что принятие решений должно основываться на фактах. Он означает, что анализ деятельности предприятия должен быть точным, объективным, опираться на проверенную и достоверную информацию, которая отображает то, что на самом деле происходит. Реализация этого принципа в ПО позволяет предприятию в любой момент времени увидеть финансовые результаты своей работы по каждому заказу (Рис. 7) и работать в оперативном режиме для обеспечения быстроты и четкости проведения анализа и принятия управленческих решений (см. РИТМ 10 (98) 2014 стр. 30-31 «Инструмент управления предприятием на основании достоверных фактов»).
Об особенностях внедрения программных продуктов для предприятий ВПК читайте в следующем номере журнала РИТМ.
